تامین نیروی همایش

تمامی شرکت ها و افراد برای رونمایی از محصولات، خدمات و یا اتفاق های جدید در شرکتشان، یک همایش برپا می کنند. اما برپا کردن یک همایش بزرگ به آن سادگی که فکر می کنید نیست. برپا کردن یک رویداد یا همایش کار سختی است و باید به تمامی بخش های آن توجه شود. به همین خاطر است که هیچ گاه خود شما به تنهایی نمی توانید یک همایش را برگزار کنید و در این بین به نیروی انسانی نیاز خواهید داشت. ما در این مقاله در مورد تمامی نکاتی که در تامین نیروی همایش ها وجود دارد توضیح داده ایم.

مشاغل مختلف در همایش ها

مشاغل میدانی

این نیروی کار همان طور که از اسمش پیداست، یکی از اصلی ترین نقش های اجرای همایش را به عهده دارند. کارمندان این دسته می توانند وظایف زیر را به عهده بگیرند و آن ها را انجام دهند:

اسکن کارت ها یا فروش بلیط در درب
دادن اطلاعات اولیه رویداد به مهمانان
کمک به فروشندگان
کمک در راه اندازی همایش
کمک در جمع کردن وسایل بعد از همایش

نیروی امنیتی

در تامین نیروی همایش ها، شغل بعدی که از اهیمت زیادی برخوردار هستند، نیرو های امنیتی هستند. برای تامین امنیت همایش و حفظ نظم در آن، حتما لازم نیست که از یک شرکت امنیتی کمک بخواهید. می توانید کارمندان عادی را استخدام کنید تا فقط نظارت داشته باشند که همه چیز به خوبی پیش می رود.

فروشندگان

این دسته از افراد جزو نیروی های ثالث حساب می شوند که شما گاهی اوقات آن ها را به همایش های خود دعوت می کنید. این دسته از افراد معمولا برای مدیریت غرفه های شما در همایش استخدام می شوند. همچنین در تامین نیروی همایش ها خوب است بدانید که گاهی اوقات این افراد برای جذاب تر کردن غرفه های شما نیز استخدام می شوند.

بازاریاب

هیچ گاه نمی توانید به راحتی وارد صنعت بازاریابی شوید و کار های آن را به تنهایی انجام دهید. شما همیشه برای برگزاری همایش های خود به یک بازار یاب نیاز خواهید داشت تا بتوانید مردم بیشتری را به همایش خود جذب کنید. بازاریابی که استخدام می کنید باید در این زمینه حرفه ای باشد و تجربه زیادی در برگزاری همایش ها داشته باشد.

نیروی لجستیک و برنامه ریز

در تامین نیروی همایش ها، باید به نیروی برنامه ریز و لجستیک دقت زیادی داشته باشید. شما همیشه باید بدانید که در هر ساعت از برنامه چه اتفاقی قرار است بیفتد. همچنین باید خوب برنامه ریزی کنید و بدانید که در آن ساعت قرار است از چه چیز هایی رونمایی شود و یا این که چه حرف هایی گفته شود. تمامی این کار ها را نیروی برنامه ریز می تواند برای شما انجام دهد. فقط دقت داشته باشید که هر چقدر همایش شما بزرگ تر باشد، به نیرو های برنامه ریز بیشتری نیاز خواهید داشت.

نیروی پذیرایی

در تامین نیروی همایش ها باید بدانید که چه بخواهید یک رویداد ساده در مورد غذا برگزار کنید و یا اینکه بخواهید در مورد مسائل مهم صحبت کنید، نیاز به یک نیرویی که بتواند در حین اجرای رویداد از مهمانان پذیرایی کند خواهید داشت. معمولا خود نیروی های پذیرایی به چند بخش تقسیم می شوند که شامل:

آشپز : همیشه برای برگزاری رویداد ها نیاز به چندین آشپز خواهید داشت تا بتوانند غذای مورد نیاز مهمانان صحنه را آماده کنند.
گارسون : بسته به رویدادی که دارید، همیشه به افرادی نیاز است که به حرف مهمانان گوش دهند و تمام نیاز های آنان را برآورده کنند. به این نیرو، هنگامی که قصد پذیرایی مهمانان را با غذا داشته باشید، نیاز بیشتری خواهید داشت.
نیروی خوش آمد گویی : در تامین نیروی همایش ها، نیرو هایی برای خوش آمد گویی به مهمانان استخدام می شوند و آن ها را به جای خود راهنمایی می کنند. این افراد معمولا هنگامی استخدام می شوند که شما قصد داشته باشید برای مهمان بهترین تجربه را رقم بزنید. همچنین کار دیگر که این مهمان دارد این است که اگر برای هر مهمان جای مخصوصی رزرو کرده اید، این افراد می توانند جای مخصوص هر مهمان را نشان دهند.
مجری : در تامین نیروی همایش ها، نیروی بعدی که به آن نیاز خواهید داشت، مجری ها هستند. این افراد معمولا برای همایش هایی که ساختار یافته یا مناظره ای هستند استخدام می شوند. این افراد مهارت زیادی در کنترل همایش دارند و می توانند توجه مهمان ها را به همایش جلب کنند.

چگونه می توانیم نیروی همایش مورد نیاز خود را تامین کنیم؟

یکی از راه های قدیمی که برای تامین نیرو هنوز هم استفاده می شود، کمک گرفتن از روزنامه های محلی یا تبلیغات تلویزیونی است. اما این روش ها به خوبی گذشته جواب نمی دهند و باید از روش های آنلاین امروزی کمک گرفت. برای تامین نیروی همایش ها می توانید از راه های زیر استفاده کنید:

روش DIY

سایت های اینترنتی شغل یابی، یکی از بهترین روش ها برای پیدا کردن نیروی های همایش هستند. شما برای تامین نیروی همایش در این روش، کار را به صورت تماما آنلاین پیش می برید و کافی است که فقط در یک سایت اینترنتی شغل یابی ثبت نام کنید.

در این روش شما یک تبلیغ یا یک پست را در یک سایت شغل یابی قرار می دهید. در سایت های شغل یابی افراد بسیار زیادی با استعداد های بسیار مختلف وجود دارند که ممکن است برخی از آن ها برای نیروی کاری مورد نیاز شما مناسب باشند. در تامین نیروی همایش ها در این روش، افراد پس از دیدن پست یا تبلیغ شما در سایت کار یابی با شما تماس خواهند گرفت و شما می توانید پس از واجد شرایط بودن افراد، آن ها را استخدام کنید و نیروی کاری مورد نیاز خود را تامین کنید.

در این روش بسیار ساده، می توانید تمامی کار ها را خودتان انجام دهید و به هیچ کس دیگری نیاز نخواهید داشت.

استفاده از آژانس های کاریابی

اگر زمان یا حوصله کافی برای استفاده از روش اول را ندارید، می توانید برای تامین نیروی همایش ها از آژانس های کاریابی استفاده کنید و صفر تا صد کار ها را به آن ها واگذار کنید. استفاده از این روش در بین خیلی از شرکت ها رایج است و بسیاری از افراد برای تامین نیروی کاری خود، از آن ها استفاده می کنند. یکی از خوبی هایی که این روش دارد، این است که فرآیند پیدا کردن نیروی مورد نیاز و استخدام آن ها را به افراد متخصص در این زمینه می سپارید و می توانید از بابت حرفه ای بودن کارمند های استخدامی اطمینان پیدا کنید.

در تامین نیروی همایش ها خوب است بدانید که در آژانس های کاریابی در هر حوزه، متخصص مخصوصی وجود دارد تا بتواند بهترین نیروی های موجود را پیدا کند. این متخصصان استراتژی های به خصوصی برای استخدام افراد دارند و می توانند بهترین نیروی های موجود را پیدا کنند.

یک نکته دیگر که در این زمینه وجود دارد این است که بعضی از آژانس های کاریابی خاصی وجود دارند که خودشان نیروی کاری آماده دارند و به همین خاطر دیگر نیاز نیست که برای پیدا کردن کارمند مناسب منتظر بمانید. برای این آژانس ها کافی است شما نیاز خود را برای آن ها شرح دهید تا به سرعت مناسب ترین نیروی کاری را برای نیاز شما آماده کنند.

نکات مهم برای برنامه ریزی بهتر همایش ها

تعیین بودجه

برای تامین نیروی همایش ها و برنامه ریزی بهتر آن، اولین چیزی که باید به آن توجه کنید، مقدار بودجه ای است که برای همایش دارید. بودجه شما است که تعیین می کند چند نوع کارمند و چه تعداد کارمند در همایش خود داشته باشید.

شما می توانید برای این قسمت، از آژانس های کاریابی کمک بگیرید تا به شما کمک کنند هزینه های کارکنان را برایتان محاسبه کنند تا مقدار بودجه ای که نیاز است مشخص شود. در تامین نیروی همایش ها باید بدانید که اگر قصد دارید یک همایش ویژه با امکانات بسیار زیاد برگزار کنید، باید بیشترین هزینه را در قسمت استخدام کارکنان کنار بگذارید و بیشترین بودجه را به آن اختصاص دهید.

شما همیشه باید بودجه زیادی را برای همایش ها کنار بگذارید و حتی مقداری بیشتر از حد نیاز هم آماده داشته باشید. زیرا در هر رویداد، ممکن است اتفاق های پیش بینی نشده ای بیفتد که برای شما هزینه اضافی را بر خواهد داشت. در هر صورت سعی کنید یک بودجه انعطاف پذیر و برنامه ریزی شده داشته باشید تا در صورت بروز هر گونه اتفاق ، بتوانید آن را به سرعت حل کنید.

انتظارات مهمان را درک کنید.

در تامین نیروی همایش ها باید بدانید که اگر بودجه کمی هم دارید، باز هم می توانید کارمندانی را استخدام کنید. اما باید بدانید هنگامی که بودجه کمتری دارید باید دقت بیشتری به خرج دهید و کارمندانی را استخدام کنید که بتوانند نیاز های مهمان را به سرعت درک کنند و انتظارات شما را برآورده کنند.

قبل از تامین نیروی همایش، دقت کنید و ببینید که مهمان های شما به چه چیزی نیاز دارند تا بتوانید بر اساس نیاز های آنان کارکنان مورد نیاز خود را استخدام کنید. فقط دقت داشته باشید که بر اساس هر نیاز، هزینه های شما افزایش خواهد یافت.

از همکاران خود کمک بخواهید.

برای چگونگی تامین نیروی همایش ها می توانید از همکاران خود در صنعتی که مشغول به کار هستید کمک بخواهید. اگر شما تا به حال تجربه ای در زمینه برگزاری همایش نداشته اید، این کار بهترین اقدام ممکن است. به خصوص اگر همکاران شما قبلا همایش های موفقی را برگزار کرده اند. همکاران شما می توانند چالش هایی که ممکن است با آن ها رو به رو شوید را به شما نشان دهند تا شما آمادگی مقابله با آن ها را داشته باشید و بهتر بتوانید همایش خود را برگزار کنید.

همچنین در تامین نیروی همایش ها اگر قصد دارید که از یک آژانس کاریابی استفاده کنید، می توانید از همکاران خود ، نام آژانس های معتبر را بپرسید و درباره تجربه ای که در همکاری با آن آژانس داشته اند سوال کنید و در این زمینه اطلاعات بیشتری کسب کنید.

با کاندید ها صحبت کنید.

از آن جایی که کارکنان نیروی همایش یکی از مهم ترین قسمت های همایش هستند، باید تلاش کنید که بهترین ها را استخدام کنید تا همایش به خوبی پیش برود. اگر قصد دارید از آژانس های کاریابی استفاده کنید، به یک مورد اکتفا نکنید و با تعداد زیادی از آن ها مصاحبه انجام دهید تا بتوانید انتخاب بهتری داشته باشید و تصمیم آگاهانه تری بگیرید.

در هنگام استخدام آژانس های کاریابی، مهم ترین نکته ای که وجود دارد این است که به خوبی بتوانید انتظارات و نیاز های خود را برای آژانس توضیح دهید تا آژانس کاری بتواند افراد مناسب تری را استخدام کند.

تامین نیروی همایش توسط کارلاین

در این مقاله در مورد تمامی نکاتی که در تامین نیروی همایش ها وجود داشت صحبت کردیم لازم به ذکر است تا بدانید تامین نیروی همایش یکی از خدمات اصلی مجموعه کارلاین می باشد. در ابتدا در مورد شغل های مختلفی که در همایش ها وجود دارد توضیح دادیم. بعد از آن در مورد راه هایی که با آن می توانید نیروی کاری مورد نظر را تامین کنید، اشاره کردیم و در آخر نیز در مورد نکات مهمی که باید در برنامه ریزی و استخدام افراد به آن ها دقت کنید توضیح دادیم.