درباره Onboarding در منابع انسانی چه می دانید؟

به طور کلی در حوزه منابع انسانی onboarding به فرآیند آشنایی یک کارمند جدید با سازمان گفته می شود. البته مبحث onboarding در منابع انسانی معنای گسترده تری دارد. برای اینکه بهتر و بیشتر در مورد حوزه های مختلف منابع انسانی بدانید، در ادامه مقاله با ما همراه باشید. ما در این مقاله به طور کامل در مورد onboarding و تمامی نکاتی که لازم است در رابطه با آن بدانید، توضیح داده ایم.

Onboarding در منابع انسانی چیست؟

Onboarding در واقع به پذیرش کارکنان و آشنا کردن کارمندان جدید با سیاست های سازمان، نقش و وظیفه کارمند و همچنین آشنایی با فرهنگ شرکت گفته می شود. همچنین onboarding می تواند شامل معانی دیگری نیز باشد. برای مثال onboarding می تواند به معنای این باشد که کارمند به اندازه کافی در محیط کار خود احساس راحتی کند تا بتواند آزادانه با دیگر همکاران خود تعامل داشته باشد و روابط اجتماعی در محل کار خود برقرار کند. Onboarding در منابع انسانی به طور کلی به تشویق کردن کارمند برای تکمیل مدارک لازم کار و مجهز کردن او به تجهیزات و ابزار های کار گفته می شود. همچنین در onboarding کارمندان آنچه که سازمان از آن ها انتظار دارد را یاد می گیرند تا بتوانند به خوبی نقش خود را ایفا کنند. طبق تعدادی از مقالات مطالعاتی در مورد onboarding می توانیم این مبحث را در دو نکته کلیدی خلاصه کنیم: اولین مورد به مبحث استخدام مربوط می شود. فرآیند استخدام در کنار زمان بر بودن، خود نیازمند هزینه زیادی نیز است. به همین دلیل حفظ کارکنان بعد از استخدام بسیار مهم است. شما باید تا حد امکان کارمندان خود را در شرکت حفظ کنید. استفاده از onboarding در منابع انسانی به شما کمک می کند تا کارمندان شما به خوبی با شرایط شرکت آشنا شوند و بتوانند به خوبی به وظایف خود عمل کنند. هنگامی که کارمند بتواند با شرایط شرکت کنار بیاید و وظایف خود را به خوبی انجام دهد، احتمال اینکه کارمند بخواهد از شرکت خارج شود یا توسط شرکت اخراج شود، به میزان زیادی پایین می آید و همین باعث می شود تا شما نیازی به استخدام مجدد کارمند و پرداخت هزینه های بیشتر نداشته باشید. علاوه بر این موارد، استفاده از onboarding در منابع انسانی کمک می کند تا نیرو های جدید سریع تر با وظایف خود آشنا شوند و سریع تر بتوانند به اعضایی مفید و با ارزش در شرکت تبدیل شوند. همچنین خوب است به این موضوع نیز اشاره کنیم که onboarding تنها برای کارمند های جدید نیست. گاهی اوقات ممکن است که شما به برخی از کارمندان قدیمی خود پستی جدید بدهید. در این زمان شاید کارمندان شما با فرهنگ کاری شرکت آشنا باشند اما قطعا نمی توانند با تیم جدیدی که در آن قرار می گیرند کنار بیایند. در این زمان بهترین کار این است که شما از onboarding در منابع انسانی استفاده کنید تا بتوانید این دست از کارمندان خود را نیز راهنمایی کنید.

نحوه onboarding کارکنان

هنگامی که کارمند پیشنهاد استخدام را می پذیرد، رسما به عنوان بخشی از سازمان محسوب می شود. در این زمان است که شما باید فرآیند onboarding را شروع کنید. مراحل زیر همان مراحل onboarding است که شما آن ها را طی خواهید کرد:

1. ارائه دادن اطلاعات در مورد سیاست ها و مزایای شرکت

اولین کار و بهترین کاری که برای انجام onboarding در منابع انسانی می توان کرد این است که کارکنان جدید را با سیاست ها و مزایای کار در شرکت آشنا کرد. شما می توانید این اطلاعات را از همان روز اول در اختیار کارمندان جدید قرار دهید. همچنین ذکر این نکته بسیار مهم است که اطلاعاتی که ارائه می دهید باید کامل و جامع باشد. برای مثال تمامی موارد مانند بیمه، نحوه پرداخت حقوق، سیاست های شرکت و اطلاعاتی از این دست باید به طور کامل در اختیار کارمند جدید قرار بگیرند تا جای هیچ سوالی برای کارمند باقی نماند. همچنین کار بسیار مهمی که در این مرحله باید انجام دهید این است که از کارمندان جدید خود بخواهید تمامی فرم های لازم را امضا کنند تا به صورت رسمی به عنوان عضوی از شرکت در بیایند.

1. توضیح در مورد نقش کارمند

دومین کار مهمی که برای onboarding در منابع انسانی باید انجام دهید این است که کارکنان جدید را با وظایفی که به عهده دارند آشنا کنید. تفکیک تمام وظایف روزانه آن ها برای کمک به شفاف سازی در مورد وظیفه هایی که دارند و کار هایی که باید انجام دهند بسیار مهم است. بهترین کسی که می تواند این اطلاعات را به مخاطب ارائه کند، مدیر است. زیرا مدیر در بالا ترین موقعیت قرار دارد و می تواند تصویری روشن از آنچه که شرکت از آن ها انتظار دارد ارائه دهد. مانند اطلاعات سیاست ها و فرهنگ کاری شرکت، لازم نیست که این دست از اطلاعات فورا به مخاطب منتقل شوند. برای پیاده سازی onboarding در منابع انسانی شما می توانید اطلاعاتی که در مورد وظایف کارمند است را در 30 روز اول کاری آن ها به آرامی و به صورت پیوسته به آن ها منتقل کنید. زیرا کارمند برای اینکه بتواند وظایف را انجام دهد و نحوه کار کردن را یاد بگیرد، کمی زمان می خواهد. در این فرآیند بسیار مهم است که کارمند جدیدی که به شرکت اضافه شده است این وظایف را با کمک و همکاری دیگر اعضای تیم انجام دهد. زیرا اعضای تیم می توانند به کارمند جدید در انجام وظیفه هایش کمک کنند.

1. آموزش های سریع

آموزش به عنوان بخش بسیار مهمی از onboarding در منابع انسانی است. فرآیند آموزش حتما باید انجام شود. زیرا حتی با تجربه ترین کارکنان نیز نیاز دارند تا بدانند در موقعیت های مختلف باید چگونه همراه با تیم پیش بروند و وظایف خود را انجام دهند. شرکت ها می توانند حتی این آموزش ها را قبل از حضور کارمند در شرکت در اختیار او قرار دهند. آموزش کارمند می تواند به صورت حضوری یا به صورت آنلاین از طریق آموزش های غیر حضوری باشد. انتخاب اینکه کدام روش آموزش مناسب تر است، تماما به شرکت شما و شرایط کارمند بستگی دارد.

1. آموزش فرهنگ شرکت به کارمند

کار بعدی ای که باید انجام دهید این است که کارمند را به طور کامل وارد فرهنگ کاری شرکت خود کنید. برای این کار لازم است که در همان ابتدا مدیر شرکت یا مدیر بخش منابع انسانی یک دید کلی از فرهنگ کاری شرکت در اختیار کارمند قرار دهد. شما می توانید برای پیاده سازی onboarding در منابع انسانی و آشنا کردن کارمند با فرهنگ کاری شرکت در مورد برخی موضوعات خاص شرکت مثلا در مورد اینکه کارمندان چگونه می توانند مشکلات خود را با مدیر در میان بگذارند صحبت کنید و در این مورد برای آن ها توضیح دهید.

1. ارتباطات اجتماعی را در شرکت بهبود دهید.

شاید وظیفه ایجاد ارتباطات اجتماعی وظیفه بخش منابع انسانی نباشد، اما آن ها وظیفه دارند که این موضوع را تسهیل کنند. یعنی کاری کنند که کارمندان راحت تر بتوانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. این موضوع زمانی اهمیت پیدا می کند که برخی از کارمندان تمایل چندانی به کار تیمی و ایجاد ارتباط ندارند. در این زمان برای پیاده سازی onboarding در منابع انسانی بخش مدیریت منابع انسانی وظیفه دارد تا شرایط لازم برای ایجاد ارتباط بین کارکنان را فراهم کند.

مدت زمان onboarding کارکنان چقدر است؟

طبق اطلاعات موجود اکثر کارکنانی که برای نقش جدید استخدام شده اند حداقل بین 2 تا 5 ساعت در نقش جدید خود کار می کنند. این مدت زمان از میزان زمان استاندارد کاری یک کارمند کمتر است اما برای آشنا کردن کارمند جدید با محل کار، تیم جدید و وظایف فرد کافی است. بعد از گذشت زمان مورد نیاز و آشنا شدن کارمند با وظایف و محیط کاری، فرد استخدام شده می تواند کار خود را به صورت رسمی شروع کند. به طور استاندارد مدت زمان لازم برای onboarding در منابع انسانی می تواند زمان های 30 روز، 90 روز، 180 روز و در نهایت یک ساله باشد. مدت زمانی که لازم است بستگی به وظایف کاری کارمند و نوع کار شرکت دارد. برای آماده کردن کارمند می توانید هر بازه زمانی ای را به یک کار اختصاص دهید. برای مثال می توانید طبق برنامه زیر پیش بروید:

• هفته اول: در هفته اول می توانید کارمند را کاملا با نقش خود آشنا کنید.
• یک هفته تا سه ماه اول: در این زمان می توانید کارمند را برای انجام کاری که لازم است آموزش دهید و فرد را با تیمش آشنا کنید. در این زمان می توانید به کارمند کمک کنید تا با فرهنگ شرکت آشنا شود.
• سه تا شش ماه اول: در این بازه زمانی می توانید عملکرد کارمند را ارزیابی کنید و اطمینان حاصل کنید که کارمند دانش و مهارت کافی برای انجام کار ها را دارد.
• شش تا یک سال اول: در صورتی که نیاز بدانید، می توانید تا بازه یک ساله به آموزش کارمند ادامه دهید. در این زمان دانش کارمند باید کاملا تکمیل شود اطلاعات کاملی درباره شرکت و نحوه کار داشته باشد.

نتیجه گیری

ورود کارکنان جدید و آماده سازی آن ها برای انجام وظایف می تواند کاری چالش برانگیز باشد. منابع انسانی وظیفه دارد تا کارکنان جدید را آموزش دهد آن ها را با وظایفشان، فرهنگ کاری شرکت، کار تیمی و بسیاری از کار های دیگر آشنا کند. به طور کلی به انجام این وظایف onboarding در منابع انسانی گفته می شود. برای اینکه بهتر با این اصطلاح آشنا شوید و بیشتر در مورد آن بدانید، به طور کامل در مورد آن در این مقاله توضیح دادیم.