نکاتی درمورد اینکه KPI یا شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی چیست؟

امروزه در کسب و کار ها استراتژی های بسیار مختلفی یافت می شود که هر کدام از آن ها کاربرد های متفاوتی دارند. یکی از این استراتژی ها kPI است. به کمک KPI می توان متوجه شد که یک تیم منابع انسانی در دستیابی به استراتژی های این منابع تا چه اندازه کار آمد است. اگر نمی دانید که KPI چیست و چه کاربردی دارد، در ادامه مقاله با ما همراه باشید. ما در این مقاله به طور کامل در مورد اینکه KPI یا شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی چیست توضیح داده ایم.

KPI چیست ؟

KPI مخفف Key Performance Indicator است. KPI برای اندازه گیری پیشرفت های منابع انسانی به کار می رود. این معیار امروزه بیش از پیش اهمیت پیدا کرده است زیرا دپارتمان های منابع انسانی نقش های مهم تری را در شرکت ها به عهده گرفته اند. شاخص کلیدی عملکرد یا همان KPI در واقع معیاری است که به کمک آن می توان عملکرد یک فعالیت یا فرآیند خاص را اندازه گیری کرد. برای اینکه بهتر بدانید KPI یا شاخص عملکرد منابع انسانی چیست باید گفت که هدف اصلی این معیار، تجزیه و تحلیل میزان موفقیت یک پروژه بر اساس هدفی است که تیم شما می خواهد به آن برسد. KPI به شما کمک می کند که متوجه شوید توانسته اید به کمک بخش منابع انسانی به هدف مورد نظر خود برسید یا خیر. استفاده از این معیار کمک می کند تا تصمیم های بهتری بگیرید و در صورت مشکل، آن را راحت تر برطرف کنید برای مثال در بخش بازاریابی، KPI را می توانید برای اندازه گیری درصد سنجش مشارکت استفاده کنید. به کمک این معیار می توان درصد افرادی را که خبر نامه ها و تبلیغات شما را باز می کنند، مشاهده و در صورت نیاز، کیفیت محتوا ها را بررسی کرد. درباره این موضوع که KPI یا شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی چیست و چگونه می توان از آن استفاده کرد دانستن این نکته خالی از لطف نیست که هر شرکت باید با توجه به اهداف و سیاست های خود، KPI مناسب خود را تنظیم کند برای مثال یک شرکت می تواند برای بخش منابع انسانی خود از KPI برای سنجش میزان رضایت کار کنان استفاده کند. در صورت نیاز می توان از KPI HR نیز استفاده کرد.

گزارش KPI چیست ؟

تمامی شرکت ها چه بزرگ و چه کوچک حجم عظیمی از داده ها را تولید می کنند. استفاده از این داده ها برای رسیدن به موفقیت و پیشرفت کسب و کار امری ضروری است. با استفاده از این داده ها می توان میزان بهره وری، روند های شرکت، موقعیت های مناسب برای پیشرفت و بسیاری از موارد دیگر را اندازه گیری یا پیدا کرد. متاسفانه خیلی از مشاغل هنوز به درستی نمی دانند که KPI یا شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی چیست. این شرکت ها معمولا از داده های خود نیز استفاده می کنند. همین باعث می شود که بسیاری از تصمیمات گرفته شده اشتباه باشند. علاوه بر این ها شرکتی که از داده های خود استفاده نمی کند، در معاملات نیز ضرر های زیادی خواهد دید؛ اما اگر بتوان با KPI آشنا شد و از آن استفاده کرد، می توان مسیر شرکت را به سمت موفقیت تغییر داد. گزارش KPI در واقع یک نمایش تصویری از داده های مرتبط با شاخص های کلیدی عملکرد است. تجزیه و تحلیل این گزارش های KPI بسیار آسان است و کمک می کند تا در زمان نسبتا کوتاهی بتوان اطلاعات کامل و جامعی کسب کرد. در باب اینکه KPI یا شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی چیست و مزایای استفاده از گزارش KPI چیست باید گفت که گزارش های این معیار را می توان در یک مکان قرار داد. این امر یعنی اینکه تمامی گزارش های شما در یک جا خلاصه می شوند و شما می توانید هر وقت که خواستید آن ها را جمع آوری و در صورت نیاز مطالعه کنید.

KPI HR چیست ؟

حال که تا حدودی با مفهوم اینکه KPI یا شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی چیست آشنا شدید، خوب است که در مورد KPI HR نیز بدانید. KPI HR بسیار شبیه به همان معیار KPI است. با این تفاوت که این مورد مخصوصا برای اندازه گیری اینکه منابع انسانی چگونه به موفقیت یک سازمان کمک می کنند استفاده می شود. به طور کلی معیار KPI HR کمک می کند تا متوجه شوید منابع انسانی یک شرکت تا چه اندازه در اجرای استراتژی های شرکت مفید است و می تواند به پیشرفت یک شرکت کمک کند. امروزه نیز برای دستیابی به حد اکثر بهره منابع انسانی، شاخص های کلیدی مختلفی وضع می شود تا شرکت با سرعت بیشتری پیشرفت کند. درمورد اینکه KPI یا شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی چیست و چه ارتباطی با این موضوع دارد باید بگوییم که KPI های منابع انسانی برای دستیابی به اهداف کلیدی بخش منابع انسانی ضروری هستند.

چگونه یک KPI مناسب منابع انسانی تهیه کنیم ؟

مهم ترین عامل برای تهیه یک KPI موفق منابع انسانی این است که مدیران این منابع از معیار هایی استفاده کنند که منعکس کننده اهداف مهم و اصلی شرکت باشند. علاوه بر این مورد، دقت به موارد زیر نیز می تواند بسیار مفید باشد :

• ساختار: KPI باید ملموس باشد و هدف خاصی را دنبال کند.
• قابل اندازه گیری بودن: اگر نتوانید معیار های خود را اندازه گیری کنید، اسم آن را نمی توانید KPI بگذارید.
• امکان پذیر بودن: سعی کنید هنگام تهیه KPI خود و تعیین معیار ها، عوامل و معیار هایی را انتخاب کنید که رسیدن به آن ها ممکن است.
• انتخاب موارد مرتبط و مهم: سعی کنید فقط معیار هایی را انتخاب کنید که واقعا مهم هستند. با انتخاب معیار های فرعی و معیار هایی که هیچ کمکی به شرکت شما نمی کنند، وقت خود را هدر ندهید.

نمونه هایی از KPI HR

برای اینکه بهتر متوجه شوید KPI یا شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی چیست، در این قسمت مثال هایی زده ایم:

1. نرخ خروج کارکنان

بسیاری از سازمان ها امروزه با نرخ خروج کارکنان بالا سر و کار دارند. طبق گزارش ها گفته می شود که نرخ خروج کارکنان نقش بسیار مهمی در هر شرکتی دارد زیرا منابع انسانی هر شرکت بخش مهم آن هستند. به همین دلیل است که اندازه گیری آن نیز اهمیت بسیار زیادی دارد. نرخ خروج کارکنان همانطور که از نامش پیداست به درصدی از کارکنان اطلاق می شود که در یک بازه زمانی مشخص شرکت را ترک کرده اند. اینکه KPI یا شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی چیست و نرخ خروج کارکنان چه تاثیری بر روی شرکت دارد گفته می شود که نرخ خروج بالای کارکنان اثرات منفی بسیار زیادی دارد. اولین و مهم ترین آن نیز خدشه دار شدن اعتبار شرکت است که باعث می شود نیروی کار باقی مانده در شرکت نیز انگیزه کمتری برای ادامه کار و در نتیجه بهره وری کمتری داشته باشند. با توجه به به صنعتی که شرکت به آن مشغول است، نرخ خروج کارکنان می تواند متفاوت باشد؛ اما به طور کلی این معیار معمولا باید زیر 10 درصد باقی بماند. حال که دانستید KPI یا شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی چیست خوب است در مورد اینکه چگونه می توانید نرخ خروج کارکنان را محاسبه کنید نیز نکاتی را بدانید. برای به دست آوردن این معیار KPI می توانید از فرمول زیر استفاده کنید : متوسط تعداد کارکنان / تعداد افرادی که شرکت را ترک کرده اند * 100 = نرخ خروج کارکنان اگر پس از بررسی این معیار متوجه شدید که نرخ خروج کارکنان شما بالا است باید یکبار دیگر سیاست های خود را در قبال کارکنان را بررسی کنید تا مشکل را پیدا کنید. برای مثال شما می توانید با کار هایی مانند افزایش حقوق، بهبود محیط کاری و ایجاد فرهنگی سالم در شرکت رضایت کارکنان را جلب کنید و نرخ خروج کارکنان را کاهش دهید.

1. میزان اخراج

برای درک بهتر اینکه KPI یا شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی چیست، بهتر است که با معیار میزان اخراج نیز آشنا شوید. KPI اخراج همانطور که از اسمش نیز پیداست، نرخ اخراج کارکنان توسط کارفرما را اندازه گیری می کند. این معیار می تواند تحت تاثیر عواملی مانند نوع قرار داد کاری، استعفاء های ناشی از بیماری کارکنان یا بازنشستگی آن ها قرار بگیرد. اگر نرخ اخراج در شرکت بیش از حد عادی بالا باشد، قسمت منابع انسانی شرکت باید یک تجدید نظر در شیوه استخدام کارکنان برای شرکت انجام دهد تا متوجه شود اشکال از کجاست و چرا معمولا کارکنانی استخدام می شوند که مناسب شرکت نیستند. اندازه گیری این مدل KPI بسیار مهم است زیرا بعد از اخراج کارکنان نیاز است تا کارکنان جدید دیگری استخدام و جایگزین آن ها شوند. استخدام و جایگزین کردن کارکنان جدید با کارکنان قبلی هزینه سنگینی دارد و بسیار زمان بر است.

نتیجه گیری

KPI در واقع به شاخص های مختلفی گفته می شود که با اندازه گیری آن ها می توان اطلاعات مختلفی از بخش های مختلف به دست آورد. به کمک KPI ها می توان تصمیم گیری های بهتری داشت و مشکلات شرکت را بهتر حل و فصل کرد. همچنین اندازه گیری و استفاده از داده های KPI می تواند به کاهش هزینه های شرکت نیز کمک کند. ما در این مقاله برای اینکه بهتر بدانید KPI یا شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی چیست، در مورد ویژگی های kpi و مزایای آن توضیح دادیم.