امروزه مدیران هوشمند به خوبی میدانند که موفقیت یک مجموعه فقط به مدیران ارشد یا کارمندان اداری وابسته نیست، بلکه حلقههای دیگری نیز در این زنجیره وجود دارد که نادیده گرفتن آنها اشتباهی بزرگ خواهد بود. استخدام نیروی خدماتی یکی از همین موارد است که میتواند چهره سازمان شما را دگرگون کند. زمانی که شما یک نیروی خدماتی متعهد را به کار میگیرید، در واقع پایههای نظم، بهداشت و آرامش روانی را در محیط کار خود محکم میکنید. این مطلب از کارلاین به شما کمک میکند تا با دیدی بازتر به اهمیت این نیروها، وظایف کلیدی آنها و تأثیر مستقیمی که بر بهرهوری کل مجموعه دارند، نگاه کنید و بهترین تصمیم را برای جذب این افراد بگیرید.
چرا استخدام نیروی خدماتی اهمیت دارد؟
شاید در نگاه اول تصور کنید که حضور نیروهای خدماتی تنها برای نظافت و تمیزکاری است و تأثیر چندانی بر کلیت کسبوکارتان ندارد. اما باید بدانید که این افراد ستونهای نامرئی نظم در سازمان هستند. زمانی که استخدام نیروی خدماتی را در دستور کار قرار میدهید، در واقع باری سنگین را از دوش سایر کارمندان برمیدارید تا آنها بتوانند با تمرکز کامل به وظایف تخصصی خود بپردازند. در ادامه این بخش، به بررسی دقیقتر دلایل اهمیت حضور این نیروها در چهار جنبه مختلف خواهیم پرداخت که هر مدیری باید از آنها آگاه باشد:
مهارتهای تخصصی و توانایی انجام وظایف
بسیاری از افراد به اشتباه گمان میکنند که امور خدماتی نیاز به دانش خاصی ندارد و هر کسی از عهده آن برمیآید. واقعیت این است که یک نیروی حرفهای باید مهارتهای مشخصی را در طول زمان کسب کرده باشد تا بتواند بدون آسیب رساندن به تجهیزات و با بالاترین سرعت، کار خود را انجام دهد. دانستن نحوه کار با ابزارهای نظافتی صنعتی یا شناخت مواد شوینده مناسب برای سطوح مختلف، از جمله مواردی است که تفاوت یک نیروی آماتور و حرفهای را مشخص میکند برخی از مهارتهای لازم برای یک نیروی خدماتی شامل موارد زیر است:
- آشنایی کامل با انواع مواد شوینده و شیمیایی و نحوه ترکیب آنها
- توانایی کار با دستگاههای نظافت صنعتی مانند پولیشر و جاروبرقیهای صنعتی
- مدیریت زمان برای انجام امور نظافتی بدون ایجاد مزاحمت برای کارمندان
- رعایت اصول ایمنی و بهداشت فردی در حین کار
حفظ ثبات و نظم در محیط کار
زمانی که شما وارد یک محیط کاری میشوید، اولین چیزی که حس میکنید، اتمسفر و نظم حاکم بر آن فضاست. نیروهای خدماتی نقش کلیدی در ایجاد و حفظ این ثبات دارند. آنها با انجام وظایف خود در ساعات مشخص و طبق یک برنامه مدون، از انباشته شدن زبالهها، بهمریختگی وسایل و آشفتگی محیط جلوگیری میکنند.
این نظم بصری بهطور مستقیم بر ذهن کارمندان اثر میگذارد و به آنها کمک میکند تا در محیطی آرام و بدون تنش، فعالیتهای روزانه خود را پیگیری کنند. در واقع، حضور دائمی این نیروها تضمینکننده جریانی روان و بدون وقفه در امور جاری شرکت است.
ایجاد اولین برداشت مثبت برای مشتریان
حتماً شنیدهاید که هیچوقت شانس دومی برای ایجاد برداشت اول ندارید. وقتی مشتری یا شریک تجاری شما وارد دفترتان میشود، پیش از آنکه با شما صحبت کند، محیط اطراف را قضاوت خواهد کرد. اگر با محیطی کثیف، لیوانهای نشسته یا گرد و خاک روی میزها مواجه شود، ناخودآگاه اعتبار برند شما در ذهن او خدشهدار میشود.
استخدام نیروی خدماتی ماهر باعث میشود تا فضای شرکت همیشه درخشان و آراسته باشد. این آراستگی نشاندهنده احترام شما به جزئیات و همچنین احترام به ارباب رجوع است که در نهایت به افزایش اعتماد و اعتبار کسبوکار شما منجر میشود.
کمک به حفظ محیط سالم و عاری از بیماری
سلامت کارمندان یکی از مهمترین سرمایههای هر سازمانی محسوب میشود و حفظ آن وظیفهای سنگین بر دوش مدیران است. محیطهای کاری پرتردد، مستعد انتشار ویروسها و باکتریها هستند که میتوانند باعث بیماری پرسنل و افزایش مرخصیهای استعلاجی شوند. نیروهای خدماتی با ضدعفونی مداوم سطوح، دستگیرهها، سرویسهای بهداشتی و آشپزخانه، ریسک انتقال بیماریها را به حداقل میرسانند.
این اقدام پیشگیرانه نهتنها سلامت جسمی افراد را تضمین میکند، بلکه نشاندهنده اهمیت قائل شدن سازمان برای جان و سلامت کارکنان است و حس امنیت را در محیط کار تقویت میکند.
تأثیر نیروهای خدماتی بر رشد و پیشرفت سازمان
نباید فراموش کرد که بهرهوری یک سازمان مجموعهای از عوامل به هم پیوسته است که حذف هر کدام میتواند کل سیستم را دچار اختلال کند. نیروهای خدماتی با فراهم کردن بستری مناسب، نقشی زیربنایی در رشد مجموعه ایفا میکنند. وقتی کارمندان دغدغه نظافت میز خود یا پذیرایی از مهمانان را نداشته باشند، تمام انرژی ذهنی خود را صرف نوآوری و پیشبرد اهداف شرکت میکنند.
همچنین استخدام نیروی خدماتی کاربلد از استهلاک زودرس تجهیزات اداری و ساختمان جلوگیری میکند که این موضوع در درازمدت موجب صرفهجویی قابل توجهی در هزینههای تعمیر و نگهداری خواهد شد و بودجه سازمان را برای سرمایهگذاریهای مهمتر حفظ میکند.
نمونههایی از نیروهای خدماتی
دنیای خدمات بسیار گسترده است و نباید آن را تنها به یک شغل خاص محدود کرد. بسته به نوع فعالیت شرکت یا سازمان شما، ممکن است به طیف متنوعی از نیروها احتیاج داشته باشید که هر کدام تخصص و وظایف منحصربهفردی دارند.
شناخت دقیق این دستهبندیها به شما کمک میکند تا هنگام استخدام نیروی خدماتی، دقیقاً فردی را انتخاب کنید که متناسب با نیازهای واقعی مجموعه شما باشد. در ادامه به معرفی و بررسی جزئیات وظایف دو مورد از پرکاربردترین گروههای شغلی در این حوزه خواهیم پرداخت:
نیروی نظافتچی
این گروه شاید شناختهشدهترین دسته در میان نیروهای خدماتی باشند که در تمام ادارات، مجتمعهای مسکونی و تجاری حضور دارند. وظیفه اصلی آنها حفظ پاکیزگی و بهداشت محیط است، اما دامنه فعالیتشان بسته به ابعاد محیط کار میتواند بسیار متغیر باشد. یک نظافتچی خوب باید فردی امین، دقیق و دارای سرعت عمل بالا باشد. آنها اغلب در ساعات اولیه صبح یا پس از پایان ساعت کاری فعالیت میکنند تا خللی در روند کار دیگران ایجاد نشود. حضور این افراد باعث میشود محیط کار همیشه بوی تمیزی بدهد و از نظر بصری برای همه خوشایند باشد.
مهمترین وظایف نظافتچیها
نظافتچیها باید طبق چکلیست مشخصی عمل کنند تا هیچ نقطهای از قلم نیفتد و استانداردها حفظ شود. مهمترین وظایف آنها که باید با دقت انجام شود شامل موارد زیر خواهد بود:
- جارو کردن و تی کشیدن تمامی سطوح کف و راهروها به صورت روزانه
- گردگیری میزها، صندلیها، قفسهها و تجهیزات اداری با دستمال مخصوص
- شستشو و ضدعفونی کردن سرویسهای بهداشتی و تأمین مایحتاج آنها مانند دستمال و صابون
- تخلیه سطلهای زباله و انتقال آنها به محل جمعآوری اصلی
- نظافت شیشهها و پنجرهها در بازههای زمانی مشخص
نیروی جابهجایی کالا (حملونقل داخلی)
در سازمانهای بزرگتر یا شرکتهایی که دارای انبار و بخش لجستیک هستند، نیاز به نیروهایی است که توانایی فیزیکی بالایی داشته باشند. این افراد مسئولیت جابهجایی بستهها، پروندههای سنگین، مبلمان اداری و یا کالاهای تجاری را بر عهده دارند. آنها باید اصول صحیح بلند کردن اجسام را بدانند تا به خودشان و کالا آسیبی نرسانند. استخدام نیروی خدماتی در این بخش باعث میشود تا فرآیند جابهجاییها با سرعت و ایمنی بیشتری انجام شود و از طرفی، سایر پرسنل درگیر کارهای یدی سنگین که در تخصصشان نیست، نشوند.
اهمیت عملکرد درست نیروهای خدماتی در انبارداری
انبارها قلب تپنده شرکتهای بازرگانی و تولیدی هستند و هرگونه بینظمی در آنها میتواند منجر به خسارتهای مالی جبرانناپذیری شود. حضور نیروهای خدماتی آموزشدیده در این بخش، فراتر از یک نیاز ساده است و به یک ضرورت استراتژیک تبدیل میشود.
این افراد با سازماندهی چیدمان کالاها، نظافت راهروهای عبور و مرور و کمک به فرآیند ورود و خروج اجسام، بهرهوری انبار را تضمین میکنند. بر همین اساس چهار مؤلفه اصلی که نشاندهنده اهمیت این نیروها در محیطهای انبارداری است را با جزئیات بیشتری بررسی خواهیم کرد تا اهمیت استخدام نیروی خدماتی در این بخش روشنتر شود.
نقش آموزش در افزایش بهرهوری
در محیط انبار، زمان حرف اول را میزند و هر ثانیه تأخیر میتواند زنجیره تأمین را با مشکل مواجه کند. نیروهای خدماتی باید آموزشهای لازم را دیده باشند تا بدانند چگونه با سرعت و دقت عمل کنند. آموزش صحیح باعث میشود آنها مسیرهای بهینه در انبار را بشناسند، نحوه کدگذاریها را درک کنند و در زمان پیدا کردن یا جابهجایی کالاها کمترین اتلاف وقت را داشته باشند. سرمایهگذاری روی آموزش این نیروها، بازگشت سرمایه سریعی از طریق افزایش راندمان کاری خواهد داشت.
ایجاد محیط کار امن و استاندارد
انبارهای شلوغ و بههمریخته پتانسیل بالایی برای وقوع حوادث ناگوار دارند که میتواند جان افراد را به خطر بیندازد. نیروهای خدماتی با جمعآوری ضایعات بستهبندی، خشک کردن سطوح لغزنده و چیدمان صحیح کارتنها، ریسک حوادث را به شدت کاهش میدهند. آنها باید نسبت به علائم هشداردهنده آگاه باشند و استانداردهای ایمنی را مو به مو اجرا کنند. وجود یک محیط امن باعث میشود تا سایر کارکنان انبار نیز با آرامش خاطر بیشتری فعالیت کنند.
اهمیت تیمسازی
کار در انبار اغلب فعالیتی گروهی است و نمیتوان انتظار داشت که یک فرد به تنهایی تمام امور را پیش ببرد. نیروهای خدماتی باید روحیه کار تیمی بالایی داشته باشند و بتوانند با انبارداران، رانندگان لیفتراک و سرپرستان همکاری کنند. هماهنگی میان اعضای تیم خدمات و سایر بخشها، از بروز دوبارهکاریها و اشتباهات لجستیکی جلوگیری میکند. ایجاد یک تیم منسجم و همدل، کلید موفقیت در مدیریت عملیات انبارداری محسوب میشود.
ترویج مسئولیتپذیری در تیم خدمات
هر نیروی خدماتی در انبار باید خود را مسئول حفظ و نگهداری از کالاهایی بداند که سرمایه شرکت هستند. ترویج فرهنگ مسئولیتپذیری باعث میشود تا آنها در جابهجاییها دقت بیشتری به خرج دهند و در صورت مشاهده هرگونه آسیب یا مغایرت، سریعاً گزارش دهند. وقتی استخدام نیروی خدماتی با معیار مسئولیتپذیری انجام شود، آمار مفقودیها و خسارات کالا به شکل چشمگیری کاهش مییابد و انضباط مالی بهتری در انبار حکمفرما خواهد شد.
پیامدهای نداشتن نیروی خدماتی حرفهای
تصمیمگیری برای عدم جذب نیروهای متخصص در بخش خدمات یا سپردن این امور به افراد غیرحرفهای، هزینههای پنهان و آشکاری را به سازمان تحمیل میکند. نبود این افراد باعث میشود تا وظایف خدماتی روی زمین بماند یا توسط افرادی انجام شود که تخصص و علاقهای به آن ندارند، که این امر منجر به افت کیفیت کار و نارضایتی عمومی میشود. مدیری که اهمیت این موضوع را نادیده بگیرد، دیر یا زود با چالشهای جدی روبرو خواهد شد. از همین رو پیامدهای منفی عدم استفاده از نیروی خدماتی را بیان خواهیم کرد:
- کاهش شدید سطح بهداشت محیط و افزایش شیوع بیماریها
- ایجاد جلوهای غیرحرفهای و نامرتب در ذهن مشتریان و مراجعین
- کاهش تمرکز و راندمان کاری سایر پرسنل به دلیل درگیری با امور نظافتی
- فرسودگی سریعتر ساختمان و تجهیزات اداری به دلیل عدم نگهداری صحیح
سخن پایانی
در نهایت باید گفت که نگاه سنتی به مقوله خدمات باید تغییر کند و مدیران باید آن را به عنوان یک بخش استراتژیک در نظر بگیرند. همانطور که بررسی کردیم، استخدام نیروی خدماتی ماهر و متعهد، سرمایهگذاری مستقیمی روی اعتبار برند، سلامت کارکنان و افزایش بهرهوری سازمان است. از ایجاد اولین تأثیر مثبت بر مشتری تا حفظ نظم در انبارها، همگی در گرو عملکرد صحیح این نیروهاست. از همین رو شما میتوانید با بهترین نیروهای خدماتی را از طریق کارلاین آشنا شده و آنها را به کار گیرید. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره استخدام نیروی خدماتی حتما با مشاوران ما در کارلاین تماس بگیرید
