امروزه سازمانها برای بقا و پیشرفت، باید نگاه ویژهای به خروجی کارکنان خود داشته باشند و تفاوت بین کارمند قوی و ضعیف را بشناسند. مدیریت عملکرد منابع انسانی دقیقا همان ابزاری است که به مدیران کمک میکند تا اهداف سازمان را با تلاشهای فردی کارکنان همسو کنند. در این مطلب قصد داریم تا با نگاهی جامع، از چیستی و اهداف این فرایند سخن بگوییم و سپس مراحل اجرایی آن را بررسی کنیم. همچنین با تشریح تفاوت آن با ارزیابی عملکرد و معرفی روشهای مختلف سنجش نظیر روش ۳۶۰ درجه، شما را در پیادهسازی صحیح این سیستم یاری خواهیم کرد.
مدیریت عملکرد کارکنان چیست؟
تعریف دقیق مدیریت عملکرد منابع انسانی فراتر از یک نمره دادن ساده یا پر کردن فرم در پایان سال است. این مفهوم به یک فرایند پیوسته و استراتژیک اشاره دارد که طی آن، مدیران و کارکنان برای بهبود کارایی و توسعه توانمندیها با یکدیگر همکاری میکنند. در واقع هدف اصلی ایجاد فضایی است که افراد بتوانند بهترین نسخه خود را ارائه دهند. با اجرای درست این سیستم، انتظارات شفاف میشود و کارکنان دقیقا میدانند که سازمان چه توقعی از آنها دارد و چگونه میتوانند به آن دست یابند.
معرفی فرایند مدیریت عملکرد کارکنان
وقتی صحبت از مدیریت عملکرد منابع انسانی میشود، باید بدانید که با یک چرخه منظم و هدفمند روبرو هستیم. این فرایند از لحظه تعیین اهداف در ابتدای دوره شروع شده و تا زمان ارائه بازخورد و پاداش ادامه مییابد. بسیاری از مدیران تصور میکنند که تنها پر کردن فرمهای سالانه کافیست، اما این دیدگاه اشتباه است. این سیستم باید به صورت روزمره در جریان باشد تا بتواند انحرافات را شناسایی و اصلاح کند.
اهداف مدیریت عملکرد
پیادهسازی سیستم مدیریت عملکرد در هر مجموعهای دلایل مشخص و محکمی دارد. ما نمیخواهیم صرفا وقت مدیران را بگیریم، بلکه به دنبال تحقق دستاوردهای ملموس و قابل اندازهگیری هستیم. این اهداف را میتوان در سه دسته کلی تقسیمبندی کرد که در ادامه به تشریح هر یک خواهیم پرداخت تا دیدگاه درستی نسبت به کاربرد این سیستم پیدا کنید:
-
اهداف راهبردی
هدف اصلی در این بخش، گره زدن فعالیتهای روزانه و وظایف کارمندان با استراتژیهای کلان سازمان است. مدیریت عملکرد منابع انسانی تضمین میکند که هر تلاشی، هرچند کوچک، در راستای رسیدن به ویژن و مأموریت شرکت باشد. اگر رفتارهای کارکنان همراستا با اهداف کلی نباشد، سازمان دچار هدررفت شدید انرژی و منابع خواهد شد و سرعت حرکت به سمت موفقیت کند میشود.
-
اهداف اداری
سازمانها برای تصمیمگیریهای مهمی درباره حقوق، پاداش، ترفیع یا حتی قطع همکاری به دادههای دقیق و مستند نیاز دارند. این سیستم اطلاعات معتبری را تولید میکند که مبنای اصلی تصمیمات اداری قرار میگیرد. بدین ترتیب عدالت سازمانی تا حد زیادی رعایت شده و افراد بر اساس شایستگی واقعی خود و نه بر اساس روابط شخصی سنجیده میشوند که این امر رضایت پرسنل را در پی دارد.
-
اهداف توسعهای
یکی از زیباترین بخشهای مدیریت عملکرد منابع انسانی، تمرکز ویژه بر یادگیری و رشد است. این فرایند نقاط قوت و ضعف عملکردی افراد را به خوبی شناسایی میکند. سپس برنامههای آموزشی متناسب طراحی میشود تا کارکنان مهارتهای خود را ارتقا دهند و مسیر شغلی بهتری را برای آینده خود ترسیم کنند. این کار باعث میشود کارکنان احساس ارزشمندی کرده و به سازمان وفادار بمانند.
فرایند مدیریت عملکرد (چرخه مدیریت عملکرد)
اجرای مدیریت عملکرد منابع انسانی یک مسیر خطی نیست که نقطه پایان داشته باشد، بلکه چرخهای تکرارشونده و پویا است. برای اینکه این سیستم خروجی مناسبی داشته باشد، باید چهار مرحله اصلی را به درستی و با دقت طی کنید. از همین رو مراحل چهارگانه این چرخه را با هم بررسی میکنیم:
مرحله اول: هدفگذاری و برنامهریزی ابتدای دوره
همه چیز با توافق شفاف بر سر اهداف آغاز میشود. در این گام حیاتی، مدیر و کارمند انتظارات را مشخص میکنند. اهداف باید مشخص، قابل سنجش و دستیافتنی باشند. مدیریت منابع انسانی بدون داشتن نقشه راه مشخص در ابتدای دوره، به بیراهه خواهد رفت و سنجش نهایی غیرممکن میشود. در این جلسه باید منابع لازم برای رسیدن به اهداف نیز تعیین گردد.
مرحله دوم: هدایت، حمایت و مربیگری طی دوره
پس از تعیین اهداف، مدیر نباید کارمند را تا پایان سال به حال خود رها کند. نظارت مستمر و ارائه بازخوردهای اصلاحی در طول سال اهمیت زیادی دارد. نقش مدیر در اینجا تغییر کرده و به عنوان یک مربی دلسوز عمل میکند تا موانع موجود بر سر راه تحقق اهداف را برطرف سازد. این ارتباط مداوم کلید موفقیت سیستم است.
مرحله سوم: ارزیابی عملکرد در پایان دوره
در پایان بازه زمانی تعیین شده، نوبت به سنجش رسمی میرسد. در این مرحله عملکرد واقعی فرد با اهدافی که در ابتدا تعیین شده بود مقایسه میگردد. استفاده از دادههای مستند جمعآوری شده در طول سال باعث میشود تا ارزیابی در سیستم مدیریت عملکرد منابع انسانی کاملا عادلانه و دور از سلیقه شخصی باشد و فرد احساس اجحاف نکند.
مرحله چهارم: مرور، بازنگری و بهبود عملکرد
آخرین مرحله به تحلیل نتایج و نگاه به آینده اختصاص دارد. مدیر و کارمند در جلسهای مشترک دلایل موفقیت یا عدم موفقیت را بررسی میکنند. خروجی این جلسه، مبنای برنامهریزی برای دوره بعدی خواهد بود. این بازنگری کمک میکند تا چرخه بعدی با کیفیت و دقت بالاتری آغاز شود و اشتباهات گذشته تکرار نگردد.
مراحل ارزیابی عملکرد
برای اینکه سنجش دقیقی داشته باشید، باید گامهای مشخصی را بردارید. در مبحث مدیریت عملکرد منابع انسانی، رعایت مراحل زیر به صورت گامبهگام به شما کمک میکند تا ارزیابی استانداردی داشته باشید و از نتایج آن مطمئن باشید:
- تعیین استانداردهای عملکرد دقیق
- ابلاغ شفاف استانداردها به کارکنان
- اندازهگیری عملکرد واقعی فرد
- مقایسه عملکرد انجام شده با استانداردها
- بحث و بررسی نتایج با کارکنان (جلسه بازخورد)
- اقدام اصلاحی یا تشویقی در صورت نیاز
فرم ارزیابی عملکرد
ابزار اصلی برای مستندسازی و اجرای این فرایند، فرم ارزیابی است. این فرم باید شامل شاخصهای کلیدی، اهداف توافق شده و فضایی برای ثبت توضیحات باشد. طراحی فرم باید به گونهای انجام شود که هم جنبههای کمی و هم جنبههای کیفی را پوشش دهد و پر کردن آن برای مدیران و کارکنان پیچیده و زمانبر نباشد.
دانلود نمونه فرم ارزیابی عملکرد
شاید طراحی یک فرم استاندارد و اصولی از صفر برای شما دشوار یا زمانبر باشد و ندانید دقیقا چه مواردی را باید در آن بگنجانید. ما برای راحتی کار شما، یک نمونه فرم جامع آماده کردهایم که تمامی اصول و نکات مدیریت عملکرد منابع انسانی در آن رعایت شده است. شما میتوانید این فایل را دانلود کرده و متناسب با نیاز و ساختار سازمان خود ویرایش کنید تا سریعتر به نتیجه برسید.
تفاوت مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد
اغلب افراد این دو واژه را به جای هم استفاده میکنند، اما تفاوت بنیادینی بین آنها وجود دارد که باید درک شود. مدیریت منابع انسانی یک مفهوم کلی، استراتژیک و آیندهنگر است، اما ارزیابی صرفا ابزاری برای سنجش گذشته است. جدول زیر این تمایز را بهتر نشان میدهد:
| ویژگی | مدیریت عملکرد | ارزیابی عملکرد |
|---|---|---|
| ماهیت | فرایند مستمر و پیوسته | رخداد مقطعی (سالیانه/فصلی) |
| تمرکز | آیندهنگر و توسعهمحور | گذشتهنگر و قضاوتمحور |
| نقش مدیر | مربی و راهنما | قاضی و ارزیاب |
| هدف | بهبود عملکرد و رشد | تعیین حقوق و پاداش |
روشهای رایج ارزیابی عملکرد
هیچ روش واحدی وجود ندارد که برای همه سازمانها بهترین نسخه باشد. انتخاب متد مناسب به فرهنگ سازمانی، نوع شغل و بلوغ سازمان بستگی دارد. در مدیریت عملکرد منابع انسانی، آشنایی با تکنیکهای مختلف به شما قدرت انتخاب میدهد تا بهترین گزینه را برگزینید. در اینجا پرکاربردترین روشهایی که در سطح جهانی استفاده میشوند را به شما معرفی خواهیم کرد:
روش ۳۶۰ درجه
در این متد مدرن و محبوب، عملکرد فرد فقط توسط مدیر مستقیم ارزیابی نمیشود. بلکه همکاران، زیردستان، مشتریان و حتی خود فرد نیز نظر میدهند. این رویکرد در مدیریت عملکرد منابع انسانی تصویر کامل و چندوجهی از رفتار فرد ارائه میدهد و سوگیریهای شخصی یک نفر را تا حد زیادی خنثی میکند که باعث پذیرش بیشتر نتایج میشود.
روش مقیاسی
این یکی از قدیمیترین و سادهترین روشهای موجود است. فهرستی از ویژگیها مانند کیفیت کار، نظم یا همکاری تهیه شده و به هر کدام نمرهای (مثلا ۱ تا ۵) داده میشود. اگرچه اجرای آن آسان و سریع است، اما ممکن است تحت تأثیر نظرات شخصی ارزیاب قرار گیرد و دقت خیلی بالایی نداشته باشد.
روش عاملسنجی
در اینجا تمرکز اصلی بر روی عوامل خاصی است که برای موفقیت در آن شغل کلیدی هستند. ارزیاب با دقت بررسی میکند که فرد تا چه حد این عوامل را در رفتار خود نشان داده است. این روش دقت بیشتری نسبت به روش مقیاسی دارد و معیارهای مشخصتری را برای سنجش ارائه میدهد که ابهام را کم میکند.
روش ثبت وقایع حساس
مدیر در طول دوره ارزیابی، رخدادهای بسیار مثبت یا بسیار منفی رفتار کارمند را در پروندهای یادداشت میکند. هنگام ارزیابی نهایی در مدیریت عملکرد منابع انسانی، این یادداشتها مستندات واقعی و غیرقابل انکار هستند. این کار از کلیگویی جلوگیری کرده و بحث را بر روی مثالهای واقعی و ملموس متمرکز میسازد.
روش توصیفی
در این شیوه، مدیر باید یک متن تشریحی کامل درباره نقاط قوت، ضعف، پتانسیلها و پیشنهادهای توسعهای کارمند بنویسد. این روش جزئیات بسیار زیادی را ثبت میکند اما تحلیل و مقایسه افراد با یکدیگر در آن دشوار است، زیرا ساختار کمی و نمرهدهی مشخصی ندارد و بیشتر کیفی است.
روش قیاسی
در اینجا عملکرد فرد نسبت به یک استاندارد ثابت سنجیده نمیشود، بلکه کارکنان با یکدیگر مقایسه و رتبهبندی میشوند. این روش در مدیریت عملکرد منابع انسانی ممکن است فضای رقابتی ایجاد کند اما گاهی باعث تضعیف روحیه همکاری تیمی شده و استرس زیادی به پرسنل وارد میکند که باید
روش درجه بندی
در این شیوه اجرایی، مدیر مربوطه لیستی کامل از تمام پرسنل یک واحد را پیش روی خود میگذارد. سپس بر اساس معیار کلی شایستگی، افراد را از برترین نفر تا ضعیفترین عضو مرتب میسازد. اگرچه این رویکرد تصویری سریع از وضعیت کلی تیم ارائه میدهد، اما در مشخص کردن فاصله دقیق کیفی بین نفرات میانه لیست ناتوان است و نمیتواند مبنای دقیقی برای تحلیل جزئیات باشد.
روش دو به دو
این تکنیک بر پایه منطق مقایسه مستقیم بنا شده است که در آن عملکرد هر کارمند با تکتک همکارانش به صورت جداگانه سنجیده میشود. فردی که بیشترین تعداد دفعات برتری در این قیاسهای دونفره را کسب کند، در جایگاه نخست قرار میگیرد. با اینکه دقت این سیستم برای گروههای کاری کوچک بسیار بالا است، اما اجرای آن در سازمانهای پرجمعیت، بار محاسباتی سنگینی دارد و بسیار زمانبر خواهد بود.
سخن پایانی
پیادهسازی یک سیستم کارآمد برای مدیریت عملکرد منابع انسانی شاید در نگاه اول دشوار و زمانبر به نظر برسد، اما دستاوردهای آن برای سازمان غیرقابل چشمپوشی است. ما در این مسیر تلاش میکنیم تا فرهنگی را ایجاد کنیم که در آن، رشد فردی و موفقیت سازمانی به یکدیگر گره خوردهاند. کارلاین همیشه در تلاش است تا با تربیت و نیروی انسانی کارآزموده برای کسب و کارها، شرایط را برای مدیریت هر چه بهتر شما فراهم سازد. شما میتوانید برای دریافت خدمات ویژه کارلاین در راستای تامین نیرو همین حالا با کارشناسان ما تماس بگیرید تا راهنماییهای لازم را در اختیار شما قرار دهند.
