کاهش خطا در انبارداری به شیوه‌های متفاوت مدیریت انبار مربوط می‌شود و بسته به نوع محصولات ذخیره‌شده و ماهیت زنجیره تأمین متفاوت است؛ بنابراین روش واحدی برای رفع مشکلات انبار وجود ندارد. مهم‌ترین اصل برای کاهش خطا در انبار بالا بردن دقت در انبار است که به‌روش‌های مختلفی انجام می‌شود.
در این مطلب از کارلاین‌مگ انواع خطاهای رایج در انبار و روش‌های کاهش خطا را بررسی می‌کنیم.
چرا کاهش خطا در انبارداری مهم است؟
کاهش خطا در انبارداری به بهبود دقت موجودی و افزایش رضایت مشتری کمک می‌کند. دقت در میزان موجودی باعث می‌شود شرکت‌ها بتوانند به‌طور مؤثرتری برنامه‌ریزی کنند و از ورود و خروج غیراصولی کالا و کمبود یا اضافه موجودی جلوگیری کنند؛ همچنین رفع مشکلات انبار به کاهش هزینه‌های اضافی ناشی از اشتباهات در ارسال کالا، جریمه‌های تأخیر و هزینه‌های نیروی کار، افزایش بهره‌وری و ایمنی در محل کار کمک می‌کند. در نتیجه کاهش خطا در انبارداری حفظ اعتبار برند و افزایش اعتماد مشتریان را به دنبال دارد.
اهمیت دقت در انبارداری
بالا بردن دقت در انبار، کاهش خطاها و کاهش ناهماهنگی‌ها در زنجیره تأمین، هماهنگی بهتری بین تأمین‌کنندگان، انبارها و مشتریان برقرار می‌کند. این موضوع باعث افزایش اعتماد کسب‌وکارهای طرف قرارداد با انبار می‌شود. درنهایت کاهش خطا در انبار باعث ارتقای تجربه مشتری و رشد و توسعه کسب‌وکار می‌شود.
انواع خطاهای رایج در انبارداری و راهکارهای کاهش خطا در انبارداری
کاهش خطا در انبارداری به بهبود ایمنی در محیط کار کمک می‌کند و احتمال بروز حوادث را کاهش می‌دهد. با ثبت دقیق اطلاعات، امکان تحلیل بهتر داده‌ها و تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه فراهم می‌شود. یک انبار با عملکرد خوب و خطای کمتر یکی از عوامل تقویت تصویر برند و اعتبار شرکت در بازار است. در ادامه به خطاهای رایج در انبار و راهکارهای رفع مشکلات انبار اشاره می‌کنیم:
نگهداری موجودی اضافی
یکی از مهم‌ترین نکته‌ها در کاهش خطا در انبارداری ذخیره‌کردن بیش از حد موجودی در انبار است. عمده‌فروشان به‌دلیل خریدهای کلان برای برخورداری از تخفیف، این اشتباه را انجام می‌دهند.
کاهش سطح موجودی، زنجیره تامین شما را لاغرتر می‌کند و باعث می‌شود پول کمتری در موجودی قفل شود؛ بنابراین در زمان رویارویی با تخفیف‌های خوب بهتر است از تامین‌کنندگان بخواهید سفارش‌ها را در دسته‌های کوچک‌تر به شما تحویل دهند. به این صورت موجودی شما همیشه به اندازه‌ای خواهد بود که به آن نیاز دارید.
بهینه‌نبودن مسیرهای برداشت
مسیرهای برداشت در انبار باید کارآمد و برنامه‌ریزی‌شده باشند. توجه‌نکردن به این موضوع باعث می‌شود نرخ برداشت شما محدود شود. توجه به این موضوع و بالا بردن دقت در انبار این موضوع بر زمان‌های چرخه زنجیره تأمین تأثیر می‌گذارد و هزینه‌های نیروی کار اضافی را در پی دارد. بهترین حالت مسیرهای انبار این است که کارگر انبار بتواند موجودی را از محلی نزدیک به منطقه ارسال بردارد.
مقاومت در برابر فناوری‌های جدید انبارداری
استفاده از فناوری و اصرار بر روی فرایندهای ناکارآمد مبتنی بر کاغذ، اشتباهی است که بسیاری از سازمان‌های کوچک مرتکب می‌شوند. درحالی‌که با انتقال به ذخیره‌سازی و انتقال اطلاعات دیجیتال، در واقع کارایی بیشتری ایجاد خواهید کرد. فناوری‌های جدید در انبارداری شامل رباتیک و اتوماسیون برای انجام وظایف تکراری، سیستم‌های مدیریت انبار (WMS) برای بهینه‌سازی فرایندها، و استفاده از بارکدها و فناوری RFID برای پیگیری دقیق موجودی به تحلیل داده‌ها و هوش مصنوعی به پیش‌بینی تقاضا و بهینه‌سازی موجودی کمک می‌کنند.
سیستم‌های واقعیت افزوده (AR) برای بهبود فرایندهای picking و آموزش کارکنان، و پلتفرم‌های ابری برای ذخیره‌سازی داده‌ها و مدیریت اطلاعات به‌صورت آنلاین هم به بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها در انبارداری کمک می‌کنند. علاوه‌براین حذف فرایندهای کاغذی، کاهش هزینه‌های مصرفی و کمک به محیط زیست را هم به دنبال دارد.
استفاده نادرست و ناکارآمد از فضای انبار
برای کاهش خطا در انبار باید به استفاده ناکارآمد از فضا در انبارها توجه کرد که اغلب دلیل آن استفاده ضعیف از فضای عمودی و پیکربندی نامناسب قفسه‌ها است. وقتی موجودی در انبارها اصولی انبار نمی‌شوند یا فاصله‌های بزرگی بین سطح‌های مختلف ذخیره‌سازی باقی می‌ماند، فضای انبار هدر می‌رود و هزینه‌های بیشتری برای عملیات ایجاد می‌کند؛ چون شرکت‌ها ممکن است به‌دلیل کمبود جا به اجاره فضای بیشتری نیاز داشته باشند یا از پذیرش موجودی از کسب‌وکارهای جدید خودداری کنند.
استفاده از راه‌حل‌های مدرنی مانند پیکربندی راهروهای باریک، میانه‌طبقات و سیستم‌های ذخیره‌سازی و بازیابی خودکار (AS/RS) این مشکلات را حل می‌کند.
توجه‌نکردن به نظافت انبار
یک از مهم‌ترین مسائل در کاهش خطاهای انبار توجه به نظافت محیط و مرتب‌نگه‌داشتن انبار است. دکه‌های بارگیری شلوغ، راهروهایی که پر از نایلون و طناب‌های بسته‌بندی هستند و بی‌نظمی در چینش موجودی جریان ورود و خروج افراد و کالاها را کند و ناایمن می‌کنند و بهره‌وری را کاهش می‌دهند.
برای رفع مشکلات انبار بهتر است یک برنامه‌ریزی دقیق نظافت و مرتب‌کردن چینش تنظیم کنید. بخشی از زمان را در آخر شیفت به تمیزکردن و مرتب‌کردن اختصاص بدهید. با این کار، شیفت بعدی کار خود را بدون معطلی شروع می‌کند.
توجه‌نکردن به بهداشت و ایمنی انبار
برای بالابردن دقت در انبار و کاهش خطا در انبار علاوه‌بر مواردی که گفتیم به اقداماتی در زمینه بهداشت و ایمنی هم نیاز دارید. بهداشت و ایمنی در انبار از خطرات احتمالی برای کارگران انبار جلوگیری می‌کند. آموزش کارکنان در زمینه ایمنی و بهداشت، مانند نحوه استفاده صحیح از تجهیزات، شناسایی خطرات و واکنش در مواقع اضطراری، نصب سیستم‌های امنیتی مانند دوربین‌های مداربسته و سیستم‌های هشدار برای نظارت بر فعالیت‌ها و جلوگیری از سرقت و تخریب از اقدامات امنیتی برای کاهش خطا در انبار هستند.
همچنین ایجاد مسیرهای خروج اضطراری و علامت‌گذاری آنها، نظافت منظم انبار و نگهداری مواد شیمیایی و خطرناک در مکان‌های مشخص و ایمن، استفاده از تجهیزات حفاظت فردی (PPE) مانند دستکش، عینک و ماسک از کارکنان در برابر خطرات فیزیکی و شیمیایی ضروری است. بررسی منظم تجهیزات و ماشین‌آلات برای اطمینان از عملکرد صحیح آنها و جلوگیری از حوادث ناشی از نقص فنی، از دیگر اقدامات مهم در زمینه کاهش خطا در انبار است.
عادت به گزارش حوادث و نزدیک به حوادث، تحلیل علل و اقدام برای حذف آنها می‌تواند به کاهش هزینه‌ها و حفاظت از جان کارگران انبار کمک می‌کند. همچنین رعایت قوانین مربوط به کارگر انبار در این زمینه بسیار مؤثر است.
بیشتر بخوانید: قوانین و مقررات مرتبط با کارگران انبار
صحیحنبودن فرایندهای ورود کالا
یکی دیگر از مواردی که به کاهش خطا در انبار کمک می‌کند، کنترل فرایندهای ورود کالاست. خطای متصدیان انبار در این زمینه به این صورت است که در زمان فشار سفارش‌های مشتری نیروهای متخصص مسلط به روش‌های ورود تخصصی به‌کار گرفته نمی‌شوند. استخدام کارگر انبار متخصص در حوزه کاری شما بهترین راه برطرف‌کردن این مشکل است.
از معیارهای منطقی KPI که می‌توان در دریافت کالاها اعمال کرد می‌توان به زمان کامیون در دکه بارگیری و زمان از دریافت تا انبار کردن اشاره کرد. این دو KPI به شما کمک می‌کند تا راه‌هایی برای بهینه‌سازی فرایندهای دریافت و کاهش زمان لازم برای جابه‌جایی موجودی از وضعیت بلاتکلیفی شناسایی کنید.
مزایای کاهش خطا در انبارداری
کاهش خطا در انبارداری به افزایش دقت موجودی و کاهش هزینه‌های ناشی از کمبود یا اضافه موجودی کمک می‌کند. دقت بالاتر در پردازش سفارش‌ها، رضایت و وفاداری مشتریان را به دنبال دارد. با کاهش خطاها، هزینه‌های اضافی ناشی از برگشت کالا و اصلاح اشتباهات به حداقل می‌رسد و زمان بیشتری برای فعالیت‌های ارزش‌افزا باقی می‌ماند.
چالش‌های پیاده‌سازی راهکارهای کاهش خطا
اجرای راهکارهای کاهش خطا در انبارداری ممکن است با چالش‌ها و مشکلاتی همراه باشد؛ مثلاً کارکنان ممکن است نسبت به تغییرات جدید در فرایندها یا فناوری‌ها مقاومت کنند که باعث اثربخشی کمتر راهکارها می‌شود. مشکلات دیگری که ممکن است در مسیر اجرای راهکارهای کاهش خطا در انبار وجود داشته باشد، عبارت‌اند از:
- هزینه‌های زیاد سرمایه‌گذاری در فناوری‌های جدید، آموزش کارکنان و به‌روزرسانی سیستم‌ها برای شرکت‌ها
- پیچیدگی برخی از راهکارها و نیاز بیشتر به زمان و منابع
- یکپارچه نشدن سیستم‌های قدیم و جدید و مشکلات در هماهنگی و تبادل اطلاعات
- تطابق‌نداشتن راهکارهای پیشنهادی با نیازهای خاص انبار یا نوع کالاها و کارآمدنبودن آنها
نحوه پیاده‌سازی راهکارهای کاهش خطا
برای بالا بردن دقت در انبار و کاهش خطا در انبار بهتر است برنامه‌ریزی درست و دقیقی داشته باشیم تا به نتایج بهتری برسیم.
بهترین نحوه پیاده‌سازی راهکارهای کاهش خطا در انبارداری از تحلیل و بررسی فرایندهای موجود شروع می‌شود؛ شناخت نقاط ضعف و منابع خطا در جریان کار، زمان‌های پردازش و روش‌های موجود می‌تواند دید روشن‌تری برای رفع مشکلات انبار فراهم کند. در ادامه برای پیاده‌سازی بهتر فرایندهای کاهش خطا باید موارد زیر را در نظر بگیریم:
- استفاده از فناوری‌های مناسب مانند سیستم‌های مدیریت انبار (WMS)، بارکدها یا RFID برای بهبود دقت و کارایی
- آموزش کارکنان درباره فرایندهای جدید و استفاده از فناوری‌های انتخاب‌شده، شامل روش‌های صحیح کار
- تعیین استانداردهای مشخص برای فرایندها و وظایف و بازبینی و به‌روزرسانی آنها
- پیاده‌سازی یک سیستم نظارتی برای ارزیابی عملکرد و شناسایی مشکلات به‌صورت مداوم
- جمع‌آوری بازخورد از کارکنان و مشتریان و استفاده از آن برای بهبود فرایندها و راهکارها
استخدام کارگر انبار چه نقشی در کاهش خطا در انبار دارد؟
یکی از عناصر کلیدی کاهش خطا در انبار به‌کارگیری نیروی متخصص و مسلط به کار انبار است. گاهی شرکت‌ها به‌دلیل کمبود بودجه امکان به‌کارگیری نیروهای آموزش‌دیده یا آموزش به کارکنان را ندارند. درحالی‌که به‌کارگیری نیروهای باتجربه و آموزش‌دیده در انبارها می‌تواند بسیاری از خطاهایی را که به آنها اشاره کردیم کاهش دهد.
از آنجا که استخدام نیروی پارهوقت، به‌ویژه در زمان‌های پیک کاری هزینه و زمان زیادی می‌برد، ما در کارلاین با اشتراک‌گذاری نیروهای خود، یعنی سفیران کارلاین، این مسیر را برای شما هموار کرده‌ایم.
ما با اعزام نیروهای آموزش‌دیده و با قبول همه مسئولیت‌های قانونی و اداری آنها از جمله بیمه و حقوق و مزایا شما را از دغدغه استخدام نیروی انبار رها می‌کنیم و به ارتقای کسب‌وکار شما کمک می‌کنیم.
اگر شما هم برای کاهش خطا در انبار به نیروهای آموزش‌دیده و ماهر نیاز دارید با کارلاین تماس بگیرید.
