تامین نیروی اداری

نیروی های انسانی یکی از مهم ترین و اصلی ترین نقش ها را در توسعه اهداف شرکت بر عهده دارند. اگر کارمندی نباشد، هیچ کاری به درستی پیش نمی رود و هیچ چیز خوب کار نمی کند.
به همین دلیل بسیار مهم است که شما به اندازه کافی در شرکت خود کارمند داشته باشید.
اگر قصد دارید که برای شرکت خود نیرو جذب کنید، باید بگوییم که ما در این مقاله تمامی نکاتی که در مورد تامین نیرو اداری وجود دارد را نام برده ایم.

پیش نیاز های استخدام نیرو

چه برای اولین بار و چه برای بار هزارم است که قصد دارید برای شرکت نیرو استخدام کنید، باید تعریف دقیقی از استخدام برای خود داشته باشید تا بتوانید شرایط را برای افراد مهیا کنید.
یک سری پیش نیاز ها وجود دارد که قبل از استخدام باید آن ها را انجام دهید و یا مهیا کنید. این پیش نیاز ها شامل موارد زیر است:

تحقیق کردن

همیشه قبل از استخدام، در مورد حقوق، مزایا و دیگر موارد تحقیق کنید تا در هنگام استخدام افراد، یک ذهنیت از اوضاع موجود بازار کار داشته باشید.
وقتی تحقیق کنید، متوجه می شوید که رقبای شما به کارمندی که به دنبال آن هستید چه حقوق و مزایایی می دهند.
در تامین نیرو اداری باید بدانید که تحقیق کردن به شما این امکان را می دهد که فرآیند استخدام خود را به دیگر شرکت ها شبیه کنید و یا اینکه با متمایز کردن آن از دیگران افراد بیشتری را به سمت خود جذب کنید.

جمع آوری مدارک

همیشه قبل از استخدام افراد باید مدارکی که در هنگام استخدام لازم دارید را جمع آوری کنید و آن ها را مرتب نگه دارید.
در تامین نیروی اداری اینکه از چه نوع سیستمی برای نگه داری مدارک استفاده می کنید مهم نیست. مهم این است که در هنگام استخدام همه آن ها را به طور مرتب داشته باشید.

در صورت نیاز برون سپاری کنید.

هر کسب و کاری دارای بخش منابع انسانی نیست. به همین دلیل خوب است که گاهی اوقات فردی را پیدا کنید که کار استخدام را برای شما به خوبی انجام دهد.

مراحل استخدام

پیدا کردن بخش هایی که واقعا به نیرو نیاز دارند.

برای اضافه نشدن کارمند اضافی در بخش های مختلف شرکت این بخش بسیار مهم است.
به همین دلیل در تامین نیرو اداری بسیار مهم است که بخشی که واقعا به نیرو نیاز دارد را پیدا کنید و فقط برای آن نیرو جذب کنید.

مشخص کردن استراتژی استخدامی

اولین چیزی که در این مرحله مهم است، این است که آیا شما برای تامین نیرو شرکت خود می خواهید از آژانس های کاریابی استفاده کنید یا خیر.
اگر جواب شما خیر است، باید در فرم های استخدامی خود عبارت “بدون آژانس لطفا” را بنویسید تا باعث صرفه جویی در تعداد زیادی از تماس های ورودی شما شود.

همچنین در استراتژی استخدامی باید گفت که بیشترین زمانی که صرف می کنید باید برای پیدا کردن کارمند مناسب باشد.
در تامین نیرو اداری باید گفت که پیدا کردن کارمند مناسب برای بخش مورد نظر از اهیمت زیادی برخوردار است.
برای مثال اگر شما 10 کاندید برای بخش مورد نظر دارید و هیچ کدام آن ها برای نقش مورد نظر مناسب نیستند، باید دوباره به فرآیند پیدا کردن کاندید استخدامی برگردید تا فرد مناسب را پیدا کنید.

نوشتن شرح شغل

همیشه قبل از شروع فرآیند استخدام، درباره اینکه به دنبال چه کارمندی هستند دوباره سوال کنید تا هر اطلاعاتی که نیاز دارید را به دست آورید.
بعد از آن با اطلاعات به دست آمده شرح شغلی بنویسید که با آنچه که شما به دنبال آن هستید مطابقت داشته باشد.
در تامین نیرو اداری چیز های که لازم است در مورد آن ها برای شرح شغلی بنویسید شامل الزامات شغلی، مسئولیت ها و انتظارات از فرد است.
همچنین گاهی اوقات نیز بهتر است حقوق و دستمزدی که قرار است به کارمند دهید را تعیین کنید.

فرصت شغلی خود را در شبکه های اجتماعی به اشتراک بگذارید.

تقریبا تمامی کسب و کار ها در دنیای امروزی از شبکه های اجتماعی مانند لینکدین برای تبلیغ و نشان دادن فرصت شغلی خود به افراد استفاده می کنند.
به همین دلیل برای تامین نیرو اداری شرکت نیز بهتر است شما هم از این فرصت استفاده کنید.
شما نیز می توانید فرصت شغلی خود را به صورت یک پست جذاب در اینترنت منتشر کنید و افراد را به سمت شرکت خود جذب کنید.
در صورت نیاز می توانید از تبلیغ در شبکه های اجتماعی نیز استفاده کنید تا سریع تر به نتیجه برسید.

غربال کردن متقاضیان

اولین کاری که باید در برخورد با متقاضیان کنید، این است که در ابتدا رزومه کاری آن ها را مطالعه کنید تا آن هایی که از اهداف کاری شما دور هستند را پیدا کنید و از لیست کاندید ها حذف کنید.
بعد از آن باید به دنبال افراد مناسب باشید. اگر در تامین نیرو اداری همیشه افرادی کاندید می شوند که از اهداف شما دور هستند احتمالا شرح شغلی که نوشته اید مشکل دارد و باید اصلاح شود.

استخدام نیرو به صورت غیر حضوری

در شرایط امروزی، بیماری کووید 19 باعث شده است که بسیاری از روند ها تغییر کنند.
روند استخدامی نیز یکی از مواردی است که با آمدن کرونا تغییر پیدا کرده است و بسیاری از شرکت ها به خاطر شرایط موجود استخدام غیر حضوری را انتخاب کرده اند.
اگر شما نیز قصد دارید تا افراد را به صورت غیر حضوری استخدام کنید، یک سری چیز ها را باید در برنامه خود تغییر دهید.

در تامین نیرو اداری به صورت غیر حضوری باید بدانید که بیشتر قسمت های آن با استخدام معمولی یکی است؛ اما چند کار هست که باید در استخدام غیر حضوری آن را انجام دهید تا بتوانید انگیزه کاری کارمندان را افزایش دهید. این موارد شامل موارد زیر است:

آماده کردن کارمند قبل از شروع اولین روز کاری

قبل از اینکه کارمندی که تازه استخدام کرده اید شروع به کار کند، تمامی پیش نیاز ها را برایش مهیا کنید.
مطمئن شوید که کارمند در سیستم قرار گرفته است و تمامی تجهیزات مورد نیاز را دارد.

استقبال پر شور از کامندان

در تامین نیرو اداری به صورت غیر حضوری، بهتر است که از کارمندان استقبال پرشوری داشته باشید.
به دلیل اینکه نمی توانید در مکان های فیزیکی حضور داشته باشید، بهترین راه این است که از یک جلسه ویدیوئی استفاده کنید.
در این جلسه آن ها را با دیگر اعضای تیم آشنا کنید و به آن ها خوش آمد بگویید.

در دسترس کارمند خود باشید.

استخدام غیر حضوری هیچ وقت به اندازه استخدام حضوری و چهره به چهره مفید نخواهد بود.
به همین دلیل در تامین نیرو اداری به صورت غیر حضوری خوب است بدانید که کارمند همیشه سوال های بدون پاسخ خواهد داشت.
برای رفع این سوالات و جواب دادن به آن ها شما باید در دسترس کارمند خود باشید و از طریق کانال های ارتباطی مجازی به سوالات آن ها پاسخ دهید.
کارمندی که به صورت غیر حضوری استخدام شده و مشغول کار است احتملا به اندازه زمان کار حضوری نمی تواند به همکاران خود دسترسی داشته باشد و سوالات خود را از آن ها بپرسد.
به همین خاطر مهم است که شما به سوالات آن ها پاسخ دهید. تهیه یک راهنمای کامل آنلاین نیز می تواند برای پاسخ به تعداد زیادی از سوالات کاربر مفید باشد.

راه های پیدا کردن نیروی کاری

استفاده از سایت های اینترنتی

یکی از راه های تامین نیرو اداری، استفاده از سایت های اینترنتی مخصوص این کار است. در این دسته از سایت ها هیچ گونه محدودیتی برای شما وجود ندارد.
شما می توانید به راحتی با ثبت نام و ثبت یک آگهی فرصت شغلی در آن ها با تعداد زیادی متقاضی رو به رو شوید.

شرکت در رویداد های مرتبط به کار شما

یکی از راه هایی که به شدت دست کم گرفته می شود ، شرکت در رویداد های مرتبط به کسب و کار شما است.
این روش در تامین نیرو اداری بسیار موثر است؛ زیرا باعث می شود تا افراد بیشتری از وجود برند شما مطلع شوند و شما می توانید با حضور در آن ها استعداد هایی را پیدا کنید که می توانند برای کسب و کار شما مناسب باشند.

استفاده از شبکه های اجتماعی

طبق آخرین آمار موجود، بیش از 84 درصد شرکت ها از رسانه های اجتماعی برای استخدام و تامین نیروی شرکت خود استفاده می کنند که این آمار خود نشان از محبوبیت این روش دارد.
در شبکه های اجتماعی علاوه بر قابلیت های شخصی سازی، این امکان نیز وجود دارد که افراد بتوانند با اشتراک گذاری پست شما با خانواده یا دوست هایشان باعث بیشتر دیده شدن برند شما شوند.

فقط در تامین نیرو اداری اگر از لینکدین استفاده می کنید باید مطمئن شوید که آگهی شغلی شما خاص، مختصر، مستقیم و بسیار مهم است؛ زیرا کاربران در لینکدین تمامی فرصت های شغلی را تنها یکبار و آن هم به صورت خیلی کوتاه و مختصر نگاه می کنند. به همین دلیل دیده شدن آگهی شما در لینکدین از آنچه که فکر می کنید بسیار سخت تر است.

پرتقاضا ترین شغل های اداری

توسعه دهنده نرم افزار

در تامین نیرو اداری، بهتر است که در مورد شغل هایی که بیشترین تقاضا را هم دارند بدانید.
یکی از پرتقاضا ترین شغل های اداری در حال حاضر، توسعه دهنده نرم افزار است که بسیاری از شرکت ها به آن نیاز دارند.
توسعه دهنده نرم افزار، برنامه ای را ایجاد می کند که شرکت ها از آن برای رفع نیاز های مشتریان استفاده می کنند.

پرستار مطب

دومین شغل پر تقاضا، پرستار مطب است. این افراد پشتیبانی های اولیه پزشکی را به سایر کارکنان مطب و بیماران ارائه می کنند و در صورت نیاز پرونده های بیماران و کارکنان را مدیریت می کنند.
همچنین برخی از پرستاران ممکن است در یک سازمان یا یک بیمارستان به عنوان پرستاری اداری نیز کار کنند.

مدیر مالی

یکی دیگر از نیرو هایی که در تامین نیروی اداری به آن نیاز زیادی وجود دارد، مدیر مالی است. این افراد معمولا مدیریت حقوق و پاداش های کارمندان را به عهده دارند تا از دقیق بودن و پرداخت به موقع آن اطمینان حاصل کنند.
این افراد در سازمان های کوچک و بزرگ، بیمارستان ها و مدارس استخدام می شوند. این افراد گاهی اوقات دسته ای از کارکنان را هدایت می کنند و برخی از کار های دفتری را نیز انجام می دهند.
این افراد ممکن است در زمینه های دیگر مانند مدیریت و منابع انسانی تجربه داشته باشند و بتوان از علم آن ها در این زمینه ها استفاده کرد.